“De Titanic werd gebouwd door professionelen, de Ark door een amateur”
Vooruitgaan is beter dan stilstaan. Binnen VVC Beernem werken we constant aan de kwaliteit van onze werking waarbij de focus op de jeugd ligt. Proces denken en procesmatig handelen zijn het onderdeel van ons streven naar totale kwaliteit. Onze processen zijn leidend, we ondersteunen deze processen aan de hand van gestelde doelen die gekoppeld zijn aan onze missie, visie en strategie.
Een greep uit onze processen:
Scouting
Procedure scouting
Doel
Aanwerven talentrijke nieuwe spelers die een meerwaarde kunnen vormen in eerste instantie naar de ploeg van hun leeftijd maar als einddoel naar de fanion toe.
Verantwoordelijkheden
Talenscout
Verwante documenten en hulpmiddelen
Scoutingsformulieren binnen de vereniging
Standaard uitnodigingsbrief
Hoe
Analyse maken van de gewenste profielen
Volgen van wedstrijden in hogere, gelijkwaardige en lagere reeksen.
Talenten detecteren volgens de rapporteringstool
Selectie maken van alle gedecteerde spelers
Voor jeugdspelers: geselecteerde spelers en ouders contacteren met uitnodiging tot testen
Voor fanion: doelstellingen VVCB voorleggen en eisen speler vragen.
Na het testen wordt slechts éénmaal overgegaan tot aanvraag van aansluiting.
Aansluiten bij positief advies.
Uitvoering
Door de grote instroom van jeugd van eigen gemeente en het overkomen van de betere spelers van omliggende ploegen wordt de scouting tot nieuwe beslissing niet gedaan voor de OF 1 tot en met 0F4.
Ook door de vele omliggende ploegen met een Nationaal label is het aantrekken van echt talent quasi onmogelijk.
Dit telt enkel voor de jeugd. De sportieve cel kijkt uit naar spelers voor de fanion A, dit enkel voor een positie die niet door eigen jeugd kan ingevuld worden.
Eval interne werking
Procedure evaluatie van de globale werking
Doel
Door middel van een evaluatie verbeterpunten zoeken en zo te werken aan de kwaliteit van de vereniging.
Toepassingsgebied
De volledige werking van de vereniging
Wanneer
Jaarlijks op het einde van het seizoen
Wie
Raad van Bestuur
Jeugdbestuur
Hoe
Raad van bestuur
Organiseren van een jaarlijkse algemene vergadering met volgende agendapunten
- Overzicht statistische gegevens
- Overzicht financiële toestand
- Algemene evaluatie onder toezicht van een aangeduide verantwoordelijke
Jeugdbestuur
- Jaarlijks overlopen van de eindstaat van de strategische objectieven van het afgelopen jaar.
- Jaarlijks opmaken van een SWOT
- Bepalen van operationele objectieven
- Definiëren van tactische (SMART) doelstellingen
- Integreren van tactische als deelobjectieven in de operationele objectieven.
- Trimestrieel opvolgen van de objectieven en statusbepaling
EHBO
Procedure EHBO
Doel en toepassing
Het vastleggen van afspraken hoe VVC Beernem omgaat met blessures en of ongevallen
Wat
EHBO betreft de eerste zorgen die toegediend worden bij ongeval of blessure aan één van de
Spelers, ouder of sympathisanten die zich op de campussen van VVC Beernem bevinden.
Wie
Deze procedure is van toepassing voor persoenen die EHBO en/of medische verzorging nodig hebben. De medewerkers van de vereniging nemen hier elk hun verantwoordelijkheid
Waar
De eerste zorgen worden ter plaatse toegediend. Bij ernstige gevallen wordt onmiddellijk de 100/112 opgebeld
Hoe
Bij blessure:
- De aard van de blessure wordt vastgesteld
- De eerste zorgen worden toegediend
- De verantwoordelijken worden verwittigd
- Indien nodig worden de hulpdiensten opgebeld
- De geblesseerde of familie wordt begeleid in de administratieve formaliteiten
Bij ongeval:
- Analyse van de patiënt
- Eerste zorgen worden toegepast
- Indien nodig worden de hulpdiensten verwittigd
- Indien nodig worden de gerechtelijke diensten verwittigd
Documenten en hulpmiddelen
- Verzekeringspapieren van de KBVB
- AED toestellen aan de ingang van de sporthal op beide campussen
- EHBO verzorgingstassen op beide campussen.
- Blessurepreventie van VVC Beernem
- EHBSO
Klachten
Procedure Klachten
Doel en toepassing
Het vastleggen van afspraken hoe klachten binnen VVC Beernem worden behandeld.
Wat
Ieder klacht van onderstaande aard die binnen VVC Beernem wordt geuit wordt behandeld.
- Onaanvaardbaar gedrag van bestuurders, spelers, begeleiders en ouders. Onder onaanvaardbaar wordt begrepen iedere inbreuk op de gedragscode van VVC Beernem
- Racisme
- Ongewenste seksuele intimiteiten
- Alcoholmisbruik
- Pesterijen
- Diefstal
- Discriminatie
Volgende klachten worden niet behandeld:
- Anonieme klachten
- Ongegronde klachten
- Feiten die het voorwerp uitmaken van een gerechtelijke procedure
- Feiten die zich meer dan één jaar geleden hebben voorgedaan
- Klacht over het algemeen beleid van de vereniging
Wie
Deze procedure is van toepassing voor klachten van spelers, ouders, begeleiders en bestuurders van VVC Beernem. De medewerkers van de vereniging nemen hier elk hun verantwoordelijkheid
Waar
Elke klacht wordt binnen het jeugdbestuur behandeld. Indien de klacht een vaste medewerker van het jeugdbestuur betreft wordt deze procedure overgeheveld naar het hoofdbestuur en wordt iedere vernoeming van ‘jeugdbestuur’ in deze procedure vervangen door ‘hoofdbestuur’ .
Hoe
Bij het ontvangen van een klacht worden alle vaste leden het jeugdbestuur onmiddellijk op de hoogte gebracht via mail.
Het formulier ‘klachtenbehandeling’ wordt ingevuld met de naam van de klager en de aard van de klacht.
Afhankelijk van de ernst komt het jeugdbestuur onmiddellijk of ten laatste binnen de 10 dagen samen om de klacht te behandelen.
De behandeling volgt de structuur van het klachtenbehandeling formulier.
De klacht zal een noteerpunt (traceerbaarheid) vormen op de eerstvolgende periodieke vergadering van het jeugdbestuur.
Het klachtenbehandeling formulier wordt na afhandeling geklasseerd in de archieven van VVC Beernem onder vertrouwelijke noemer.
Vorming en evaluatie
Procedure opleiden en evaluatie
Doel
Het bewaken van de deskundigheid en het functioneren van de medewerkers op basis van de functiebeschrijvingen
Toepassingsgebied
Alle trainers van de MOB, de afgevaardigden en de vrijwilligers
Verantwoordelijkheden
TVJO en JCO
Verwante documenten en hulpmiddelen
Het jeugdopleidingsplan
Opleidingsstructuur binnen de jeugdopleiding
Evaluatieformulieren binnen de vereniging
Hoe
Trainers:
Bespreken van de verwachtingen en de taakomschrijving bij aanwerving.
Wekelijks opvolgen van nieuwe medewerkers, bij begin competitie ook de wedstrijden.
Evalueren van nieuwe medewerkers na drie maanden en jaarlijks voor alle medewerkers.
Bijsturen van nieuwe medewerkers en werkpunten bepalen
Opvolging van de werkpunten van de geëvalueerde medewerkers.
Briefing van de resultaten van de geëvalueerde medewerkers op de periodieke vergadering van het jeugdbestuur.
Op regelmatige basis, minimum 1 match per maand per ploeg, aanwezig zijn op een wedstrijd en deze nabespreken.
Afgevaardigden
Bespreken van de verwachtingen en de taakomschrijving bij aanmelden als vrijwilliger
Bijstaan bij de eerste prestaties, beschikbaar zijn voor feedback
Evaluatiegesprek voeren na één maand, herhalen indien nodig
Algemene infovergadering voorzien voor aanvang van het seizoen
Informeel evaluatiemoment voorzien voor vaste afgevaardigden na 3 maand.
Vrijwilligers
Goed omschreven taakomschrijving geven bij aanvang van het werk
Steunen bij de uitvoering van het vrijwilligerswerk
Samenstellen ploegen
Procedure samenstellen van de ploegen
Doel
Alle jeugdspelers trainingen en wedstrijden aanbieden die aangepast zijn aan hun leeftijd, individueel ritme en mogelijkheden (panathlonverklaring)
Wat
Er worden van elke leeftijdsgroep selecties gemaakt op basis van niveau. Er wordt gewerkt met teams gewestelijk en provinciaal.
Door wie
Het jeugdbestuur, waarvan de TVJO en JCO deel uit maken, na overleg met de trainers.
Hoe
Jeugdbestuursvergadering maart van het lopende seizoen
Weten over wie het gaat: informatie van de trainers en zelf gericht kijken door JCO en TVJO
Overloop van iedere jeugdreeks en plaatsen in ploeg aan de hand van de tussentijdse evaluaties, verkregen informatie en de eigen vaststellingen
Eindsamenstelling 2 weken voor het beging van de competitie en na overleg met hun nieuwe trainers. In de voorbereiding trainen alle spelers van eenzelfde leeftijd samen.
Doorschuiven of zakken in reeks van spelers op basis van:
- Speler is einde progressie op zijn leeftijd en mentaal klaar
- Tekort in een bepaalde reeks
- Speler is laat matuur, motorisch beperkt of heeft beperkte capaciteiten
Een doorschuiven of zakken van een reeks kan enkel na overleg met de speler zelf en met de ouders. Zij hebben de eindbeslissing.
Documenten en hulpmiddelen
Evaluaties spelers
Volgen van wedstrijden door TVJO en JCO
Overlegmomenten met trainers
Stuurbord