Tadaaz Brugs DakcentrumDe baets
shopping-bag 0
Items : 0
Subtotaal: 0,00
Bekijk mandje Afrekenen

Kwaliteitszorg

“De Titanic werd gebouwd door professionelen, de Ark door een amateur”

Vooruitgaan is beter dan stilstaan.  Binnen VVC Beernem werken we constant aan de kwaliteit van onze werking waarbij de focus op de jeugd ligt. Proces denken en procesmatig handelen zijn het onderdeel van ons streven naar totale kwaliteit. Onze processen zijn leidend, we  ondersteunen deze processen aan de hand van gestelde doelen die gekoppeld zijn aan onze missie, visie en strategie.

Een greep uit onze processen:

Scouting

vvcb_favicon

Procedure scouting

 

 

Doel

Aanwerven talentrijke nieuwe spelers die een meerwaarde kunnen vormen in eerste instantie naar de ploeg van hun leeftijd maar als einddoel naar de fanion toe.

Verantwoordelijkheden

Talenscout

Verwante documenten en hulpmiddelen

Scoutingsformulieren binnen de vereniging

Standaard uitnodigingsbrief

Hoe

Analyse maken van de gewenste profielen

Volgen van wedstrijden in hogere, gelijkwaardige en lagere reeksen.

Talenten detecteren volgens de rapporteringstool

Selectie maken van alle gedecteerde spelers

Voor jeugdspelers: geselecteerde spelers en ouders contacteren met uitnodiging tot testen

Voor fanion: doelstellingen VVCB voorleggen en eisen speler vragen.

Na het testen wordt slechts éénmaal overgegaan tot aanvraag van aansluiting.

Aansluiten bij positief advies.

 

Uitvoering

Door de grote instroom van jeugd van eigen gemeente en het overkomen van de betere spelers van omliggende ploegen wordt de scouting tot nieuwe beslissing niet gedaan voor de OF 1 tot en met 0F4.

Ook door de vele omliggende ploegen met een Nationaal label is het aantrekken van echt talent quasi onmogelijk.

Dit telt enkel voor de jeugd.  De sportieve cel kijkt uit naar spelers voor de fanion A, dit enkel  voor een positie die niet door eigen jeugd kan ingevuld worden.

Eval interne werking

vvcb_favicon

 

Procedure evaluatie van de globale werking

 

Doel

Door middel van een evaluatie verbeterpunten zoeken en zo te werken aan de kwaliteit van de vereniging.

Toepassingsgebied

De volledige werking van de vereniging

Wanneer

Jaarlijks op het einde van het seizoen

Wie

Raad van Bestuur

Jeugdbestuur

Hoe

Raad van bestuur

Organiseren van een jaarlijkse algemene vergadering met volgende agendapunten

  • Overzicht statistische gegevens
  • Overzicht financiële toestand
  • Algemene evaluatie onder toezicht van een aangeduide verantwoordelijke

Jeugdbestuur

  • Jaarlijks overlopen van de eindstaat van de strategische objectieven van het afgelopen jaar.
  • Jaarlijks opmaken van een SWOT
  • Bepalen van operationele objectieven
  • Definiëren van tactische (SMART) doelstellingen
  • Integreren van tactische als deelobjectieven in de operationele objectieven.
  • Trimestrieel opvolgen van de objectieven en statusbepaling

EHBO

vvcb_favicon

 

Procedure EHBO

 

 

Doel en toepassing

Het vastleggen van afspraken hoe VVC Beernem omgaat met blessures en of ongevallen

Wat

EHBO betreft de eerste zorgen die toegediend worden bij ongeval of blessure aan één van de

Spelers, ouder of sympathisanten die zich op de campussen van VVC Beernem bevinden.

Wie

Deze procedure is van toepassing voor persoenen die EHBO en/of medische verzorging nodig hebben. De medewerkers van de vereniging nemen hier elk hun verantwoordelijkheid

Waar

De eerste zorgen worden ter plaatse toegediend. Bij ernstige gevallen wordt onmiddellijk de 100/112 opgebeld

Hoe

Bij blessure:

  • De aard van de blessure wordt vastgesteld
  • De eerste zorgen worden toegediend
  • De verantwoordelijken worden verwittigd
  • Indien nodig worden de hulpdiensten opgebeld
  • De geblesseerde of familie wordt begeleid in de administratieve formaliteiten

Bij ongeval:

  • Analyse van de patiënt
  • Eerste zorgen worden toegepast
  • Indien nodig worden de hulpdiensten verwittigd
  • Indien nodig worden de gerechtelijke diensten verwittigd

Documenten en hulpmiddelen

  • Verzekeringspapieren van de KBVB
  • AED toestellen aan de ingang van de sporthal op beide campussen
  • EHBO verzorgingstassen op beide campussen.
  • Blessurepreventie van VVC Beernem
  • EHBSO

Klachten

vvcb_favicon

 

Procedure Klachten

 

Doel en toepassing

Het vastleggen van afspraken hoe klachten binnen VVC Beernem worden behandeld.

Wat

Ieder klacht van onderstaande aard die binnen VVC Beernem wordt geuit wordt behandeld.

  • Onaanvaardbaar gedrag van bestuurders, spelers, begeleiders en ouders. Onder onaanvaardbaar wordt begrepen iedere inbreuk op de gedragscode van VVC Beernem
  • Racisme
  • Ongewenste seksuele intimiteiten
  • Alcoholmisbruik
  • Pesterijen
  • Diefstal
  • Discriminatie

Volgende klachten worden niet behandeld:

  • Anonieme klachten
  • Ongegronde klachten
  • Feiten die het voorwerp uitmaken van een gerechtelijke procedure
  • Feiten die zich meer dan één jaar geleden hebben voorgedaan
  • Klacht over het algemeen beleid van de vereniging

 

Wie

Deze procedure is van toepassing voor klachten van  spelers, ouders, begeleiders en bestuurders van VVC Beernem. De medewerkers van de vereniging nemen hier elk hun verantwoordelijkheid

Waar

Elke klacht wordt binnen het jeugdbestuur behandeld. Indien de klacht een vaste medewerker van het jeugdbestuur betreft wordt deze procedure overgeheveld naar het hoofdbestuur en wordt iedere vernoeming van ‘jeugdbestuur’ in deze procedure vervangen door ‘hoofdbestuur’ .

Hoe

Bij het ontvangen van een klacht worden alle vaste leden het jeugdbestuur onmiddellijk op de hoogte gebracht via mail.

Het formulier ‘klachtenbehandeling’ wordt ingevuld met de naam van de klager en de aard van de klacht.

Afhankelijk van de ernst komt het jeugdbestuur onmiddellijk of ten laatste binnen de 10 dagen samen om de klacht te behandelen.

De behandeling volgt de structuur van het klachtenbehandeling formulier.

De klacht  zal een noteerpunt (traceerbaarheid) vormen op de eerstvolgende periodieke vergadering van het jeugdbestuur.

Het klachtenbehandeling formulier wordt na afhandeling geklasseerd in de archieven van VVC Beernem onder vertrouwelijke noemer.

Vorming en evaluatie

vvcb_favicon

 

Procedure opleiden en evaluatie

 

Doel

Het bewaken van de deskundigheid en het functioneren van de medewerkers op basis van de functiebeschrijvingen

Toepassingsgebied

Alle trainers van de MOB, de afgevaardigden en de vrijwilligers

Verantwoordelijkheden

TVJO en JCO

Verwante documenten en hulpmiddelen

Het jeugdopleidingsplan

Opleidingsstructuur binnen de jeugdopleiding

Evaluatieformulieren binnen de vereniging

 

Hoe

Trainers:

Bespreken van de verwachtingen en de taakomschrijving bij aanwerving.

Wekelijks opvolgen van nieuwe medewerkers, bij begin competitie ook de wedstrijden.

Evalueren van nieuwe medewerkers na drie maanden en  jaarlijks voor alle medewerkers.

Bijsturen van nieuwe medewerkers en werkpunten bepalen

Opvolging van de werkpunten van de geëvalueerde medewerkers.

Briefing van de resultaten van de geëvalueerde medewerkers op de periodieke vergadering van het jeugdbestuur.

Op regelmatige basis, minimum 1 match per maand per ploeg, aanwezig zijn op een wedstrijd en deze nabespreken.

 

Afgevaardigden

Bespreken van de verwachtingen en de taakomschrijving bij aanmelden als vrijwilliger

Bijstaan bij de eerste prestaties, beschikbaar zijn voor feedback

Evaluatiegesprek voeren na één maand, herhalen indien nodig

Algemene infovergadering voorzien voor aanvang van het seizoen

Informeel evaluatiemoment voorzien voor vaste afgevaardigden na 3 maand.

 

Vrijwilligers

Goed omschreven taakomschrijving geven bij aanvang van het werk

Steunen bij de uitvoering van het vrijwilligerswerk

Samenstellen ploegen

vvcb_favicon

 

Procedure samenstellen van de ploegen

 

Doel

Alle jeugdspelers trainingen en wedstrijden aanbieden die aangepast zijn aan hun leeftijd, individueel ritme en mogelijkheden (panathlonverklaring)

Wat

Er worden van elke leeftijdsgroep selecties gemaakt op basis van niveau. Er wordt gewerkt met teams gewestelijk en provinciaal.

Door wie

Het jeugdbestuur, waarvan de TVJO en JCO deel uit maken, na overleg met de trainers.

Hoe

Jeugdbestuursvergadering maart van het lopende seizoen

Weten over wie het gaat: informatie van de trainers en zelf  gericht kijken door JCO en TVJO

Overloop van iedere jeugdreeks en plaatsen in ploeg aan de hand van de tussentijdse evaluaties, verkregen informatie en de eigen vaststellingen

Eindsamenstelling 2 weken voor het beging van de competitie en na overleg met hun nieuwe trainers.  In de voorbereiding trainen alle spelers van eenzelfde leeftijd samen.

Doorschuiven of zakken in reeks van spelers op basis van:

  • Speler is einde progressie op zijn leeftijd en mentaal klaar
  • Tekort in een bepaalde reeks
  • Speler is laat matuur, motorisch beperkt of heeft beperkte capaciteiten

Een doorschuiven of zakken van een reeks kan enkel na overleg met de speler zelf en met de ouders.  Zij hebben de eindbeslissing.

Documenten en hulpmiddelen

Evaluaties spelers

Volgen van wedstrijden door TVJO en JCO

Overlegmomenten met trainers

Stuurbord

Een blik op ons stuurbord waar onze strategische objectieven vertaald worden naar operationele objectieven met SMART opgestelde tactische doelstellingen.